月曜日の朝、メールも予定もいっぱい。
どれも大事に見えて、最初の一つが決められないことはありませんか。
こんにちは、マイです。
そんな週に向けて、今日は仕事を「全部頑張る」前に整理するための、15分のメモを考えてみました。
時間は目安なので、5分しか取れない日も自分のペースで大丈夫です。
まず、頭の中にあるものを全部出す
最初の5分は、優先順位を決めようとしなくて構いません。
気になっている仕事を、短い言葉で紙やメモアプリに並べます。
「水曜の会議資料」「お客様への返信」「来月の企画を考える」など、粒の大きさがばらばらでも大丈夫。
頭の中だけで抱えているものを、いったん見える場所へ移すための時間です。
家事や私用も気になっているなら、別の欄に書いておくのも一案。
仕事のリストから消すというより、混ざっていたものを分けて眺めます。
「期限」と「待っている人」で、先に見るものを選ぶ
次の5分は、それぞれの項目の横に、分かる範囲で期限を書きます。
日付が決まっていなければ、「今週中」「確認待ち」のような言葉でも十分です。
そのうえで、誰かが自分の返事や作業を待っているものに、小さな印をつけます。
期限が近いことと、次の人の作業を止めていること。
この二つは、今日着手するものを考える手がかりになります。
ただ、急ぎに見える連絡がすべて最優先とは限りません。
判断に迷うときは、依頼した人に「いつまでに必要ですか」と確認してみてもよさそうです。
今日やることは、三つまで仮決めする
最後の5分で、「今日進めたいこと」を三つまで選びます。
ここでの三つは、絶対に終える約束ではなく、一日の入り口をつくるための仮の順番です。
たとえば、こんな書き方です。
- 午前中に、お客様への返信を送る。
- 会議資料の見出しだけ作る。
- 企画の参考を一つ読む。
「会議資料を完成させる」では大きすぎると感じたら、「見出しを作る」のように最初の動作まで小さくします。
手をつける場所が分かると、次の一歩を選びやすくなります。
もし三つも選べない日なら、一つだけでも十分。
予定の詰まり具合に合わせて数を変えてくださいね。
途中で予定が変わったら、並べ直していい
急な連絡や会議が入ると、朝に決めた順番は簡単に変わります。
そんなとき、メモを守れなかったと考える必要はありません。
新しい仕事を足し、今日の三つのうち何を後ろへ回すかを決め直す。
仕事が増えたのに、もとの予定も全部そのまま進めようとしないことが大切だと思います。
自分だけで調整しにくいなら、関係する人へ早めに相談する選択肢もあります。
「今日はここまで進めます」「こちらは明日にしても大丈夫ですか」と、できる範囲を言葉にしてみましょう。
週の終わりに、メモを一度見返す
金曜日になったら、終わった項目に印をつけ、残ったものを次週へ移します。
できなかった項目があっても、自分を採点するための時間にはしなくて大丈夫です。
「予定より時間がかかったものは何か」「先に聞いておけばよかったことは何か」。
一つだけ気づきを拾えたら、次の週の予定に生かせます。
忙しい週ほど、きれいな計画より、何度でも書き直せるメモを味方に。
まずは今日の一つ目を、一緒に選んでいきましょう。🌿
